서식의 개념 서식이란 장기간에 걸쳐 반복되는 업무와 관련하여 행정상의 필요사항을 기재할 수 있도록 도안한 일정한 형식 또는 그 업무용지를 말한다.
서식의 종류 (1) 법령서식 법률 · 대통령령 · 총리령 · 부령 · 조례 · 규칙 등 법령으로 정한 서식을 말한다. (2) 일반서식 법령서식을 제외한 모든 서식을 말한다.
서식의 제정 (1) 제정 원칙 행정기관에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 없으면 서식으로 정하여 사용한다. (2) 제정 방법 1) 법령으로 정하는 서식 a. 국민의 권리·의무와 직접 관련되는 사항을 기재사항으로 정하는 서식 b. 인가, 허가 승인 등 민원에 관계되는 서식 c. 행정기관에서 공통적으로 사용하는 서식 중 중요한 서식 2) 법령에서 고시 등으로 정하도록 한 경우와 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 고시 · 훈령·예규 등으로 정할 수 있다.
서식설계의 일반 원칙 (1) 민원인의 개인정보를 보호할 수 있도록 설계 주민등록번호란은 ‘생년월일란’으로 대체하고 등록기준지란은 설치하지 아니하되, 행정정보 공동이용, 신원조회 등 꼭 필요한 경우에만 ‘주민등록번호란’ 또는 ‘등록기준지란’을 설치하며, 정보보호위원회의 개인정보 침해요인평가 확인을 받아야 한다. (2) 기입항목의 식별이 용이하도록 설계 글씨의 크기, 항목 간의 간격, 적어 넣을 칸의 크기 등을 균형 있게 조절하여 서식에 적을 사항을 쉽게 알 수 있도록 설계한다. (3) 쉬운 용어를 사용하고 필요한 항목만 설계 서식에는 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하여 설계하여야 하며, 불필요하거나 활용도가 낮은 항목을 넣지 않는다. (4) 기안(시행문 겸용 설계) 서식은 특별한 사유가 없으면 서식 자체를 기안문 및 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호 · 접수등록번호·수신자 · 시행일 및 접수일 등의 항목을 넣어 설계한다. (5) 서명 또는 날인의 선택적 설계 법령에서 서식에 날인하여야 한다고 정하고 있지 아니하면 서명이나 날인을 선택할 수 있도록 설계한다. (6) 행정기관의 이미지 제고 노력 서식에는 가능하면 행정기관의 로고 · 상징 · 마크 · 홍보문구 등을 표시하여 행정기관의 이미지를 높일 수 있도록 한다. (7) 민원서식의 설계 민원서식에는 그 민원업무의 처리 흐름도, 처리기간, 전자적 처리가 가능한지 등을 표시하여 민원인의 편의를 도모하여야 하고, 음성정보나 영상정보 등을 수록하거나 연계한 바코드 등을 표기할 수 있다. (8) 용지의 규격과 지질 서식에는 행정안전부령으로 정하는 바에 따라 용지의 규격 등을 표시할 수 있다.
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