문서의 발신명의 문서의 발신명의는 행정기관의 장으로 한다. 다만, 합의제기관의 권한에 속하는 문서의 발신명의는 그 합의제기관으로 하며 행정기관 내의 보조기관 또는 보좌기관 상호 간에 발신하는 문서는 해당 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 한다.
발신 원칙 (1) 문서는 직접 처리하여야 할 행정기관에 발신한다. 다만, 필요한 경우에는 행정조직상의 계통에 따라 발신한다. (2) 문서는 처리과에서 발신하되, 관인을 찍는 문서인 경우로서 전자문서인 경우에는 처리과의 기안자나 문서의 수신 · 발신 업무를 담당하는 사람이 전자이미지관인을 찍고, 종이문서인 경우에는 관인을 관리하는 사람이 관인을 찍는다. (3) 경유발신 1) 하급기관에서 상급기관에 발신의 경우, 하급기관이 바로 위 상급기관 외의 상급기관바로 위 상급기관에 대한 지휘감독권을 가지는 상급기관)에 발신하는 문서 중 필요하다고 인정되는 문서는그 바로 위 상급기관을 거쳐 발신하여야 한다. 2) 상급기관에서 하급기관에 발신의 경우, 상급기관이 바로 아래 하급기관 외의 하급기관(바로 아래 하급기관의 지휘 · 감독을 받는 기관)에 발신하는 문서 중 필요하다고 인정되는 문서는 그 바로아래 하급기관을 거쳐 발신하여야 한다.
문서의 재발신 다음의 어느 하나에 해당하는 경우에는 해당 문서를 생산한 처리과의 장의 승인을 받아 이미 발신한 문서의 수신자를 변경하거나 추가하여 다시 발신할 수 있다. (1) 결재권자나 해당 문서를 생산한 처리과의 장의 지시가 있는 경우 (2) 수신자의 명칭이 변경된 경우 (3) 착오로 인하여 수신자를 누락하였거나 잘못 지정한 경우 (4) 해당 업무와 관련된 기관의 요청이 있는 경우
발신 방법 (1) 문서는 업무관리시스템이나 전자문서시스템 등의 정보통신망을 이용하여 발신한다. (2) 업무의 성질상 정보통신망을 이용하여 발신하는 것이 적절하지 않거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 우편 · 팩스 등의 방법으로 문서를 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 등기우편이나 그 밖에 발신 사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발신하여야 한다. (3) 행정기관이 아닌 자에게는 행정기관의 홈페이지나 행정기관이 공무원에게 부여한 전자우편주소 등 공무원임을 확인할 수 있는 전자적인 방법을 이용하여 문서를 발신할 수 있다.
문서의 게시 단순한 업무에 관한 지시 또는 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령 등에 해당하는 시행문은 업무관리시스템 또는 전자문서시스템의 전자게시판이나 행정기관의 홈페이지 등에 게시하여 시행할 수 있다.
문서의 보안 유지 (1) 행정기관의 장은 문서를 수신 발신하는 경우에 문서의 보안 유지와 위조, 변조, 분실, 훼손 및 도난 방지를 위한 적절한 조치를 마련하여야 한다. (2) 행정기관의 장은 보유하고 있는 컴퓨터에 대하여 비밀번호를 부여하여야 한다. (3) 업무관리시스템 또는 전자문서시스템을 이용하여 문서를 작성 · 처리하고자 하는 자는 개인별 사용자계정(ID) · 비밀번호 및 전자이미지서명을 등록하여 사용한다. 이 경우 비밀번호는 최초로 등록한 후 즉시 변경하여야 한다. (4) 컴퓨터 및 개인별 비밀번호는 문서의 보호 및 보안유지를 위하여 수시로 변경하여야 한다.
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