문서의 등록대상기관 다음의 공공기관이 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표기하여야 하며, 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 전자적으로 생산 · 관리하여야 한다. (1) 국가기관 (2) 지방자치단체 (3) 「공공기관의 운영에 관한 법률」 제4조에 따른 기관 (4) 「지방공기업법」에 따른 지방공사 및 지방공단 (5) 「지방자치단체 출자 · 출연 기관의 운영에 관한 법률」 제2조 제1항에 따른 출자 · 출연 기관 중 해당 지방자치단체의 조례로 정하는 기관 (6) 특별법에 의하여 설립한 법인. 다만, 「지방문화원진흥법」에 의한 문화원 및 특별법에 의하여 설립된 조합 · 협회를 제외한다. (7) 유아교육법」, 「초 · 중등교육법」 및 「고등교육법」, 그 밖에 다른 법률에 따라 설립된 각급 학교
등록대상문서 (1) 해당 부서에서 기안하여 결재를 받은 모든 문서 (2) 기안문 형식 외의 방법으로 작성하여 결재권자의 결재를 받은 문서 (3) 접수한 문서
등록 항목 등록구분, 제목, 단위업무명(기록물철), 기안자(업무담당자), 결재권자, 생산(접수)등록번호, 생산(접수)등록일자, 수신자(발신자), 공개 구분 등
문서의 등록요령 (1) 기록물의 등록 행정기관이 생산(접수한 문서는 해당 문서에 대한 결재(접수)가 끝난 즉시 결재(접수)일자 순에 따라 반드시 각 처리과별로 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조에 따라 업무관리시스템 또는 전자문서시스템에 의하여 문서(기록물)등록대장에 등록하고 생산(접수)등록번호를 부여하여야 한다. (2) 법규문서 등의 번호 법규문서, 지시문서, 공고문서에는 생산등록번호 외에 행정안전부령으로 정하는 번호를 부여한다. 1) 법규문서에는 연구분과 관계없이 누적되어 연속되는 일련번호(이하 “누년 일련번호”라 한다)를 부여한다. 2) 지시문서 중 훈령 및 예규에는 누년 일련번호를 부여하고, 일일명령에는 연도별로 구분하여 매년 새로 시작되는 일련번호로서 연도표시가 없는 번호(이하 “연도별 일련번호”라 한다)를 부여하며, 지시에는 연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호(이하 “연도표시 일련번호”라 한다)를 부여한다. 3) 공고문서에는 연도표시 일련번호를 부여한다. (3) 문서의 등록번호 문서의 등록번호는 처리과별로 문서(기록물)등록대장에 생산문서 · 접수문서를 통합하여 등록된 순서에 따라 연도별 일련번호를 부여하여 관리한다. (4) 내부결재문서 내부결재문서는 문서(기록물)등록대장의 수신자란에 “내부결재”라고 표시한다. (5) 전자적 등록표시 불가 문서 전자적으로 문서등록표시를 할 수 없는 결재문서는 문서의 표지 왼쪽 상단에 문서등록(생산등록번호의 표시를 한 후 등록한다. (6) 첨부물 등록 일반문서에 첨부된 녹음테이프, 큰 도면 등 기록물 종류나 규격이 달라 함께 관리가 곤란한 첨부물은 별도로 등록한다(생산등록번호의 표시).
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