문서의 기능 (1) 의사의 기능 1) 의사의 기록 · 구체화 : 문서는 사람의 의사를 구체적으로 표현하는 기능을 갖는다. 이 기능은 문서의 기안에서부터 결재까지 문서가 성립하는 과정에서 나타나는 것이다. 2) 의사의 전달 : 문서는 자기의 의사를 타인에게 전달하는 기능을 갖는다. 이것은 의사를 공간적으로 확산하는 기능으로서 문서의 발송 · 도달 등 유통과정에서 나타난다. 3) 의사의 보존 : 문서는 의사를 오랫동안 보존하는 기능을 갖는다. 문서로써 전달된 의사는 지속적으로 보존할 수 있고 역사자료로서 가치를 갖기도 한다. 이는 의사표시를 시간적으로 확산시키는 역할을 한다. (2) 자료 제공 보관 · 보존된 문서는 필요한 경우 언제든 참고자료 내지 증거자료로 제공되어 행정활동을 지원 · 촉진시킨다. (3) 업무의 연결 · 조정 문서의 기안 · 결재 및 협조과정 등을 통해 조직 내외의 업무처리 및 정보순환이 이루어져 업무의 연결 · 조정기능을 수행하게 된다.
문서의 필요성 일반적으로 다음과 같은 경우에 문서가 필요하게 된다. (1) 내용이 복잡하여 문서 없이는 업무처리가 곤란할 때 (2) 업무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서가 필요한 때 (3) 행정기관의 의사표시 내용을 증거로 남겨야 할 때
문서 처리의 기본 원칙 (1) 행정기관의 장은 문서의 기안ᆞ검토ᆞ협조ᆞ결재ᆞ등록ᆞ시행ᆞ분류ᆞ편철ᆞ 보관ᆞ보존ᆞ이관ᆞ접수ᆞ배부ᆞ공람ᆞ검색ᆞ활용 등 처리절차를 전자문서시스템 또는 업무관리시스템 상에서 전자적으로 처리하도록 하여야 한다. (2) 행정기관의 장은 국민생활의 편의를 제고하고 전자문서를 체계적으로 관리ᆞ활용하기 위하여 문서 처리의 기준에 따라 문서를 처리하도록 노력해야 한다. (3) 문서 처리의 기준 1) 개방형 문서 형식으로 문서요지와 키워드를 포함하여 작성할 것 2) 국민에게 문서를 다양한 형식으로 제공할 것 3) 국민이 다양한 장치에서 문서에 접근할 수 있도록 할 것
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